[EL SECRETO]: ¿cómo automatizar el proceso de ventas en 2019?

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    Hoy en día, el equipo de ventas dedica apenas un tercio de su jornada laboral a vender. El resto de su tiempo se esfuma en tareas como agendar llamadas, reuniones, clasificar clientes potenciales o escribir mails. ¿Y si existiera una forma de reducir sustancialmente lo que consumen esas tareas engorrosas?

    ¿Y si Amazon en sus inicios hubiera tenido que buscar manualmente a quienes compraban algún libro, luego redactar un correo y, finalmente, enviar el producto?

    Básicamente, se le abrían dos puertas:

    Contrataba a miles de empleados en todo el mundo (no muy factible para quien iniciaba en un pequeño garaje).

    1. Encontraba esa fórmula “mágica” para convertirse en una de las cinco compañías de mayor capitalización bursátil de Wall Street.

    Sí, decidió abrir la puerta B.

     

    ¿De qué hablamos?

     

    La pregunta es amplia. La respuesta es mucho más sencilla: automatización del proceso de ventas.

     

    Por cierto, esa breve introducción sobre Amazon destrona uno de los mitos de la automatización de ventas: no es sólo para grandes empresas.

    Veamos…

     

    Automatización del proceso de ventas suena a mandarín

     

    La forma en que nos comunicamos ha evolucionado y, evidentemente, también la manera en que las marcas venden sus productos.

     

    Siglo XXI. El cliente quiere un traje a la medida y confeccionarlo requiere ir más allá que romper el hielo.

    Automatizar Proceso de ventas

    Se necesitan construir relaciones de confianza, donde las redes sociales juegan un papel protagónico para conocer preferencias y hábitos de consumo.

    ¡Ah! Pero responder 100 mensajes de prospectos en una jornada suena agotador. ¿Cómo lo hacemos de forma eficiente?

     

    Ahí entra la MAGIA: automatización del proceso de ventas 😎

     

    ¿Qué es?

    La automatización del proceso de ventas permite optimizar el trabajo de la fuerza comercial, agilizando tareas rutinarias que hacen perder mucho tiempo sin generar un valor añadido.

     

    ¡Agilizar tareas = + Productividad!

     Automatizar Proceso de ventas

     

    Al establecer circuitos en los que las tareas automáticas son realizadas con las herramientas adecuadas se influye en los resultados finales de una compañía, aumentando los beneficios.

     

    Es muy obvio hacia dónde va esto…

     

    Y es por eso que el próximo paso es mostrar un antes y un después. Es señalar por qué este camino se hace tan necesario.

     

    Modelo antiguo de ventas versus modelo automatizado de ventas

     

    ¡OJO! No hablamos de robots que vayan a quitarle trabajo a nadie, sino de esos procesos laborales que tanto tiempo absorben de nuestros trabajadores sin que ello implique vender más.

     

    En 2017, un estudio de HubSpot prendió las alarmas…

     

    Un vendedor de una empresa dedica sólo un tercio de su jornada laboral a vender.

     

    ¿Y el resto del tiempo?

     

    La respuesta no es Facebook e Instagram.

     

    El resto de su tiempo se esfuma en tareas administrativas como agendar llamadas, reuniones, clasificar prospectos o escribir mails.

     

    Para muestra un...

    Automatizar Proceso de ventas

     

    De hecho, como vendedores solíamos distribuir el tiempo así en el pasado:

    • 10% en romper el hielo con un prospecto.
    • 20% en mostrar un extenso catálogo de productos y servicios (Y con suerte, sacaría una aguja en un pajar).
    • 30% en alcanzar un acuerdo y entregar el producto.
    • 40% en cerrar definitivamente la venta.

     Automatizar Proceso de ventas

     Y en pleno siglo XXI ese pequeño esquema ha cambiado:

    Ahora el 40% se centra en crear relaciones de confianza, 30% en detectar un problema a solucionar o una necesidad a satisfacer, 20% en mostrar uno o dos productos basados en el análisis de respuestas previas y, finalmente, 10% en el cierre.

     

    ¿Por qué esto es tan diferente?

     

    Básicamente responde a tres razones: el ritmo de la venta es cada vez más vertiginoso, los procesos de venta han migrado a dispositivos móviles y, finalmente, la omnicanalidad: un cliente puede realizar una llamada, ir a la web, chatear, mandar un Whatsapp, y cerrar la venta en un canal diferente.

     

    ¿Cuántas veces no hemos visto esto en nuestra empresa?

     

    ¿Tú o tu negocio son capaces de darle seguimiento a un proceso así? 🤔

     

    Pero más allá de todo cambio de tendencia, la automatización del proceso de ventas es una vía para aumentar la eficiencia y productividad de tus empleados.

     

    ¿Por qué hablamos de automatizar el proceso de ventas?

     

    Si transformamos las comunicaciones y somos más efectivos para vender, todos quedan contentos.

     Automatizar Proceso de ventas

     

    ¿Cómo?

     

    Brindando herramientas de seguimiento al cliente -o al prospecto- que faciliten la conversión.

     

    Y he ahí la clave…

     

    El principal beneficio de automatizar el proceso de ventas es el incremento en la generación de prospectos y la capacidad de generar una relación que derive en una compra.

     

    En 2018, Martech Today estimó que para 2023 las empresas invertirán unos 25.100 millones de dólares anuales en automatizar el proceso de ventas.

     

    De acuerdo con Strategic IC, las compañías que han incorporado alguna clase de automatización en sus procesos, han incrementado un 10% sus ganancias en un período de 6 a 9 meses.

     Automatizar Proceso de ventas

     Y si no aún no estás convencido, recuerda que el mundo de los negocios se basa en una ley natural: renovarse o morir.

     

    Cuanto más tiempo permanece el cliente en cada fase del embudo de ventas, más dudará: de ti, de tu producto, de sí mismo, de la compra. A nadie le conviene dejar a la deriva nada.

     

    Las grandes empresas encontraron la fórmula. Alguien encuentra algo que le gusta y en horas puede estar frente a esa persona. No han podido dudar. No tuvieron la oportunidad. Querían algo y lo tienen.

     

    ¿Qué deberíamos empezar por automatizar?

     

    Bueno, los vendedores pierden su tiempo escribiendo mails, clasificando prospectos, agendando reuniones o haciendo llamadas. Lo decíamos al principio.

     

    Dos ejemplos muy sencillos:

     

    Tu sitio web es esa oficina que trabaja 24 horas al día, 7 días a la semana, y es importante convertirla en una MÁQUINA para crear clientes potenciales.

     

    ¿Cómo?

     

    Se pueden ofrecer lead magnets, o incentivos para que tus visitas dejen su mail. Demos gratuitas, informes especiales, eBook descargables. Es muy sencillo.

     

    El segundo. Seguramente tengas aprendido qué tipo de información piden tus clientes potenciales: precio, fecha de entrega, modelos, colores, entre otros.

     

    ¿Tienes esa información preparada de antemano?

     

    Por ejemplo, se pueden desarrollar plantillas, una de las funcionalidades de la app de Sirena que permite responder con mensajes predeterminados a las solicitudes más comunes sin que tus vendedores pierdan su tiempo.

     Automatizar Proceso de ventas

     Y podemos ir mucho más allá…

     

    ¿Qué tal si tienes preparado de antemano un PDF con la información de tu empresa para enviarla por email cuando alguien pregunte por ella a través de tu web?

     

    Pero no todo termina cuando vendemos.

     

    Mantener el contacto con tus clientes a través de campañas de email marketing, que son 100% automatizables con envío de newsletters.

     

    Pero vamos a algunos casos concretos…

     

    ¿Cómo desplazamos a las agenditas de los vendedores?

     

    Cuando nació Sirena, nuestros primeros clientes fueron concesionarias y, rápidamente, notamos un patrón: todos los vendedores seguían a sus prospectos mediante el uso de agendas.

     

    Sí, agendas de mano…

     

    Ocurría con muchos de nuestros clientes, incluso en grandes empresas como la automotriz Lifan, que solucionó el problema al implementa Sirena en sus concesionarios.

     

    La lógica era así. Una persona llegaba, uno de los vendedores le sonreía y lo atendía. Anotaban sus datos en una agenda y le iban dando seguimiento. No estaban acostumbrados a los procesos digitales.

     

    Fue así como empezaron a implementar redes sociales o Mercado Libre y el problema era otro: demasiada información en demasiados canales.

     

    Necesitaban tenerlo todo unificado para que los vendedores pudiesen tener una gestión más eficiente de su tiempo y sus recursos.

     

    Nuestra app no sólo cumplió con esa labor, sino que permite distribuir los prospectos de forma equitativas en la fuerza comercial.

     

    Y antes de que se nos olvide: desplazamos la agenda, porque ahora los vendedores, con tan solo un clic, pueden realizar llamadas, mandar un WhatsApp con plantillas personalizadas, generar recordatorios o agendar visitas.

     

    ¿Cuál debería ser entonces tu desafío?

     

    Reto del 2019: alinear todo

     

    Hablemos de algunos beneficios de automatizar el proceso de ventas…

     

    Integrar al equipo de marketing y al de ventas es uno de los principales problemas que tienen los negocios de hoy.

     

    Y ahí es cuando entra la automatización del proceso de ventas, ya que puede alinear a los dos departamentos para incrementar el ROI.

     

    La realidad es que… Esta es una situación muy común para negocios que aún no apuestan por una transformación digital.

     

    Otro proceso que hoy en día es bastante manual es la asignación de tareas al equipo de ventas.

     

    Pablito se encarga de llamar al cliente que pidió un presupuesto el lunes, a Juani le toca responder consultas por mail y Matías agendará reuniones para la semana que viene (Uff)…

     

    Ahora imagina hacerlo a través de un software de automatización 😍

     Automatizar Proceso de ventas

     ¿Y en qué va a redundar todo esto?

     

    Un software de automatización puede ayudar a monitorear pedidos y enviar mensajes personalizados a potenciales clientes.

     

    De hecho Usabilia, una empresa encargada de obtener feedback de la experiencia del usuario para mejorar la usabilidad de páginas web y apps, descubrió que 45% de los compradores en Internet tienden a comprar en sitios que le ofrecen alguna clase de personalización en su compra.

     

    ¿Sabías que es justo en la personalización donde más destaca la automatización de los procesos en una empresa?

     

    Se pueden crear y enviar mensajes para las distintas etapas del funnel de compra, ayudarlos en ese camino y promover el aumento de las ventas entre personas más cercanas a tomar una decisión.

     

    Un ejemplo: Mercado Libre envía un mail de recordatorio a los usuarios que han dejado algún producto en el carrito, pero no han concretado la venta. Muy buena técnica de reenganche.

     

    Paso a paso en la automatización del proceso de ventas

     

    • Clientes potenciales

    Tanto formularios como chatbots buscan simplificar al usuario la forma de contactarse con tu empresa.

    Y sí, suponen un aumento en la tasa de conversión respecto a las tradicionales -y en vías de extinción- llamadas telefónicas o envío de correos electrónicos.

     

    De hecho, la Comisión Nacional de Mercados y Competencia (CNMC) española reveló una tendencia: 57% de los usuarios prefiere comunicarse con una empresa a través de apps de mensajería instantánea, como Whatsapp, Telegram o Messenger.

     Automatizar Proceso de ventas

     Esto, por supuesto, viene impulsado por la inmediatez que todos preferimos en la respuesta (¡Un punto más para los chatbots!).

    • Omnicanalidad

    Es MUY común escuchar estos escenarios:

    • “Me llegan muchos leads de distintos lugares (origen no identificable) y no puedo distribuirlos adecuadamente entre mi equipo de ventas”.
    • “No sé cómo hacer para tener los leads en un solo lugar”.

    Y créenos: la solución en realidad es bastante simple.

    • Correos electrónicos de venta

    Cliengo, una empresa desarrolladora de uno de los chatbots más famosos, develó que los vendedores invierten 21% de su tiempo escribiendo y enviando correos electrónicos.

     

    ¿Y si pudieran reducir ese tiempo para dedicarlo a otras tareas de gestión comercial?

     

    El problema estriba en que si un correo no tiene el asunto ideal se corre el riesgo de que el mail se pierda en la bandeja de entrada (¡incluso en Spam!).

     

    ¿Cómo automatizar el envío de mails?

     

    Al igual que en Whatsapp, existen plantillas de email. Algunas herramientas que permiten almacenar dichos templates son: Hubspot o Salesforce.

     

    • Seguimiento a prospectos

    Según IKO System, plataforma de captación de mails, la tasa de respuesta del primer mail enviado a un prospecto suele ser de 18%.

     

    Y otro estudio, esta vez de Yesware, dedicada a la productividad de las ventas, reveló que sólo 30% de sus encuestados (comercios), insistió luego del primer envío sin obtener respuestas.

     

    ¿Ves el problema?

     

    Dicen que la perseverancia hace al maestro, ¿no?

     Automatizar Proceso de ventas

     De ahí que sea clave armar una cadena de mails preparadas para detectar automáticamente cuáles son las acciones del usuario y tomar acciones en consecuencia.

    • Agendar reuniones

    Skype y, claro está, webinars, son formas de agendar reuniones digitales. La variedad es infinita prácticamente: EventBrite, Calendly, Google Calendar y… ejem… Sirena, claro está.

     

    Sí, hay que dejar de lado ese engorroso proceso de mandar mails a un potencial cliente para ver cuándo puede reunirse, cuál es su disponibilidad o cuáles son sus preferencias, pudiera automatizarse.

     

    Según Event Success Formula Report, 91% de los ejecutivos de marketing de grandes empresas dicen que es crucial la automatización a la hora de ser exitosos en los eventos realizados.

     

    • ¿Y los reportes?

    Armar un reporte manualmente puede ser una pesadilla.

     

    Lo peor es que realmente lo que importa de un reporte no son los números, sino el análisis detrás del mismo.

     

    Pero ¿qué hay de Google Analytics?

     

    Es una herramienta gratuita con gran versatilidad. Y en ese sentido, también es útil la dinámica de Google Data Studio, que gráfica increíblemente todo.

     

    Y, de nuevo, no queremos presumir, peeero Sirena también permite armar reportes de rendimiento para vendedores y campañas de Marketing.

     

    Y acá va la clave de la automatización

     

    ¿Te has topado alguna vez con un negocio al que tenías que llamar por teléfono para concretar el pago?

     Automatizar Proceso de ventas

     La cantidad de personas que se bajan del tren en esta fase…

     

    Claro, es probable que los clientes te llamen para cerciorarse de que detrás hay una empresa real, pero ¿por qué no cobrarles al momento?

     

    Además de alargar innecesariamente los tiempos de venta, se pierde a la mayoría de los clientes…

     

    ¿Y si el producto es premium?

     

    Siempre se tiene la posibilidad de generar una reserva, como hacen las agencias de viaje en sus páginas web con la excusa de ofrecer la solución más personalizada posible.

     

    ¿Qué hay de la entrega?

     

    Si es digital basta decir que debería ser automático e instantáneo. Si es físico, el cliente debe saber que todo va bien, que su dinero tiene una contraparte.

     

    De nuevo, el modelo de Amazon. Tu pedido se ha confirmado. Tu pedido se está preparando. Tu pedido se ha enviado. Tu pedido ha sido enviado, ¿lo puedes confirmar?

     

    Pero pasamos a un aspecto crucial: ¿cómo automatizamos el proceso de ventas en la práctica?

     

    ¿Cómo Sirena es clave para la automatización de las ventas?

     

    Queda claro que el cliente es cada día más exigente y más conocedor de su entorno, quiere ser tratado directamente, con rapidez y un trato personalizado.

     

    Desea que una marca lo enamore.

     

    No es cosa de comprar un producto, sino de crear una relación de fidelización.

     Automatizar Proceso de ventas

     

    ¿Qué hace Sirena en pos de ese objetivo?

    • Permite revisar todos los canales de comunicación y ventas.
    • Organizar leads en un solo lugar.
    • Supervisar la comunicación con cada cliente potencial.
    • Realizar un cálculo más preciso del retorno de la inversión.

    Sirena permite integrar y automatizar todos los canales de comunicación (omnicanalidad) en un solo lugar.

     

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    De hecho, Sirena es lo que nosotros quisiéramos si estuviéramos sentados del otro lado, del lado del consumidor.

     

    Además, tiene una versión para dispositivos Android o iOS que permite a los encargados de ventas comunicarse con sus clientes por su canal favorito, así como un motor de integración de redes sociales y es ideal para comunicarte vía Whatsapp Business.

     

    ¿Te acuerdas de las tareas en las que un vendedor perdía más tiempo?

     

    Agendar llamadas, reuniones, clasificar prospectos o escribir mails. Todo es automatizable desde Sirena, mediante recordatorios o etiquetas a los leads.

     

    ¿Y después de la automatización del proceso de ventas?

     

    Quizá debimos decirlo antes, pero implementar la automatización del proceso de ventas no es sinónimo de decir que vas a poner tu negocio en piloto automático.

     

    Así que, tras automatizar los procesos, deberías invertir tu tiempo ahorrado en:

    • Enfocarte en diseñar campañas de marketing o de publicidad.
    • Mejorar la productividad de tus empleados.
    • Nuevas ideas para desarrollar productos o servicios.
    • Dedicar más tiempo a atender a tus clientes.
    • Crear descargables, folletos, infografías o ebooks que sirvan para convencer a tus clientes.
    • Invertir más tiempo en cerrar ventas o explicar dudas a posibles compradores.

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