Ariel Eiberman

Ariel Eiberman

Event Planner de Sirena.

Cómo organizar un evento empresarial único que colabore con el éxito de tu negocio

 

eventos_negociosAl analizar los resultados de una encuesta que Sirena realizó a sus clientes, he notado que alrededor de un 80% de las personas se atasca al momento de diseñar los procesos esenciales para que un evento empresarial cumpla los objetivos de su negocio. Aquí, una guía paso a paso con ejemplos pensada para ayudarte a organizar el evento que tu negocio necesita.

 

Gracias a mi experiencia organizando eventos a lo largo y a lo ancho del continente, pude comprobar que el obstáculo principal a la hora de crear este tipo de encuentros es el diseño de un programa.

 

Muchos tienen problemas a la hora de plasmar por escrito todas aquellas ideas que brotan en sus mentes o en las de las personas que les encomiendan el evento (a quienes de aquí en adelante llamaremos “dueños del contenido”).

 

¿Qué pasos tenemos que tener en cuenta para diseñar el programa de un evento empresarial?

 

Según Eric de Groot y Mike van der Vijver, autores del libro Into the Heart of Meetings: Basic Principles of Meeting Design, estos cuatro elementos son fundamentales:

Conceptos_eventos

 

Seguro te estás preguntando qué significan estos conceptos que, a priori, se presentan tan abstractos. No te pongas ansioso, te los iré explicando paso a paso para que veas que tienen mucho que ver con el éxito de tu evento.

 

Pero antes de mostrarte eso, quiero que pienses en lo siguiente: ¿por qué razones hacemos eventos?

  • Puede que lo hagamos con el objetivo de otorgar un aprendizaje a nuestro público, como es el caso de una clase magistral o una capacitación.

  • Quizá el motivo sea el networking: para ello debemos pensar en eventos como ferias o exposiciones.

  • También el evento puede tener un foco motivacional, en este caso debemos pensar en un festejo, que incluya cervezas y tenga un ambiente relajado y a la vez divertido.

  • Por el contrario, podríamos realizar un evento para la toma de decisiones, como por ejemplo un encuentro de directores de la empresa en el que se piensen los objetivos para el año entrante.

  • También existen los eventos rituales, en los que no importa el contenido, sino el hecho de “ser parte”.

  • Por último, podemos identificar los eventos de alineamiento, que sirven para encolumnar a la empresa detrás de diversos objetivos.

 

Los eventos que organices deben ser una combinación de estas razones. Si quieres motivar a tu equipo o generar un sentido de pertenencia puedes organizar una premiación; si te interesa concentrar la toma de decisiones en un mismo encuentro o alinear a tu equipo te conviene pensar en un encuentro de directores.

 

En definitiva, estas razones son las que decidirán el tipo de evento que vayas a realizar.

 

Tenemos un lanzamiento de producto en 2 meses, ¿te encargas del evento?

 

responsable_eventos

 

"Sí, claro", respondes.

 

Bueno, no te pongas nervioso, lo más común es que te pidan armar un evento no en dos meses sino... ¡en dos semanas! Por mi experiencia, te puedo decir que no va a ser tan complicado si tienes bien en claro los conceptos que te mencioné al inicio de este artículo. A continuación te los explico:

 

Dirección del contenido del evento de negocios

 

¿Qué es el contenido? O, aún más importante, ¿cómo debe ser el contenido de tu evento? El contenido es el tema del evento, el “texto”, en un sentido figurado, que el invitado se va a llevar.

 

La dirección tiene que ver con cómo se articula ese contenido: es el cambio de lugar o significado durante el evento. Para generar una buena experiencia el contenido debe cumplir las siguientes condiciones:

  • Debe ser recordable.

  • Tiene que impactar en las personas.

  • Debe presentar un conflicto.

  • Intenta atraer la curiosidad.

Este sería un ejemplo no del todo correcto del título de un evento:

“Dinámica de negociación: principios cuantitativos y cualitativos para ser el mejor negociador”.

 

Claro, tu evento trata sobre cómo mejorar la habilidad de los negociadores, pero, ¿qué tal si lo presentamos así?:

“MBA de negociación: manipulando la forma de hablar para impulsar la balanza a tu favor".

 

No hace falta aclarar qué frase cumple las condiciones.

 

Otro problema habitual que identifico en eventos a los que asisto es la tendencia a pensar que un evento de negocios consiste en una persona hablando ante una platea, en una relación de verticalidad: un conocedor hablando ante muchos aprendices.

 

No tiene por qué ser así: ¿por qué no podríamos hacer un evento en donde todos construyan la información? Grábatelo: no todos los eventos deben ser iguales.

 

Teniendo en cuenta esto, ¿cómo construimos nuestra propia dirección del contenido?

 

Si organizas eventos tienes que hablar con el “dueño” del producto para ver qué es lo que se quiere lograr. La dirección del contenido es un concepto muy abstracto, por eso, debes dibujarla.

  

conceptos_eventos

 

Dale un bolígrafo al dueño del evento para que te muestre hacia donde se tiene que mover el contenido. Debes decidir junto a él cómo avanzará el evento durante la jornada: qué pasos se seguirán y cómo se desarrollará todo lo previsto para generar el mejor impacto posible en los asistentes.

 

Concepto de la experiencia

 

El siguiente paso es desarrollar el “Concepto de la experiencia”. Que es, en palabras simples, el tipo de experiencia que quieres que tus invitados tengan.

 

La experiencia está muy vinculada a quiénes son los que organizan el evento, quién es tu marca y qué quieres mostrar. Es necesario entender que el dueño del contenido es el que debe decir qué es lo que quiere que el participante sienta.

 

Para esto, debemos pedirle a la persona dueña del contenido que piense en acciones que quiera que los invitados al evento realicen.

 

Este es el ejemplo de lista que armamos para un evento de Sirena que ocurrió recientemente en la Ciudad de México:

  • Intercambiar

  • Charlar

  • Reunirse

  • Debatir

  • Cuestionar

  • Conocerse

  • Probar

  • Acercarse

  • Relacionarse

  • Animarse

  • Dar Feedback

  • Aprender

El siguiente paso es decidir qué tipo de verbos tienen significados similares para poder priorizar los más importantes.

  1. Reunirse

  2. Aprender

  3. Debatir

  4. Animarse

  5. Dar Feedback

  6. Acercarse

Una vez que finalizamos esto debemos preguntarnos en qué tipo de eventos a los que hayamos asistido existen estas acciones.

 

Me di cuenta que había experimentado esto en clases de actuación o en círculos de padres. Cuando me junto con otros padres a hablar sobre el desarrollo de nuestros hijos se generan estas situaciones en donde uno aprende de las experiencias de otros, se debate y también se genera acercamiento. En clases de actuación sucede algo parecido.

 

Como consecuencia de este ejercicio, para este evento en CDMX generamos mesas redondas, donde una persona traía el contenido y lo ponía en común con el resto de una manera horizontal.

MESASDEDEBATE_EVENTOS

 

De esta forma pudimos desarrollar una experiencia clara a partir de pensar en acciones concretas que queríamos que nuestros invitados realicen.

 

Selección de objetivos del evento empresarial

 

Al final, ¿cómo sabemos que hicimos un buen evento?

 

Antes del evento tienes que tener en claro qué vas a medir. Entonces, podrás describir cómo llegar a eso, cómo vas a saber que eso es exitoso. Por último, necesitas saber con qué herramientas vas a medirlo.

 

En el ejemplo del evento en el evento de CDMX, queríamos medir particularmente el éxito de las mesas redondas.

 

Para eso elegimos tres indicadores y seleccionamos la manera de medirlos:

 

Nº de participantes anotados

Los contamos uno a uno.

 

Nº de experiencias compartidas

Le pedí al moderador que anote cada vez que un invitado aportaba su historia a la experiencia general de la mesa redonda.

 

Porcentaje de involucramiento

Armé un cuestionario de participación preguntándoles cómo se sintieron respecto a esta experiencia.

 

La evaluación arrojó lo siguiente:

  • 12 de participantes por mesa.

  • 9 experiencias compartidas.

  • 90% de sentimiento de involucramiento.

Esto me sirvió para entender que la experiencia de las mesas redondas había sido satisfactoria y valía la pena volver a repetirla en próximos eventos.

 

 

El estilo de facilitación o alineamiento en eventos empresariales

 

El estilo de facilitación es lo que permite que los conceptos anteriores se trasladen a la práctica de la mejor manera posible. Es la actitud del equipo, es el tipo de apoyo de los involucrados que ayuda a lograr la visión del evento.

 

Para lograr un buen estilo de facilitación es necesario hacer reuniones de alineamiento, en las que todo el equipo se mantenga al tanto de lo que debe suceder en el evento para que sea exitoso.

 

Estas reuniones deben darse antes, durante y después del evento.

 

La primera reunión debe suceder, al menos, con una semana de anticipación. También en la jornada misma del evento se deben refrescar conceptos y comunicar los cambios de último momento. Durante la jornada es importante estar al tanto de cómo viene el trabajo. Y al finalizar es bueno platicar con el equipo sobre lo sucedido, para tener una base sólida que sustente futuras actividades.

 

Ejemplos de tecnología aplicada a los eventos de negocios

 

Estos cuatro conceptos no podrían aplicarse en la Era Digital sin un elemento central: la tecnología.

tecnologia_eventos

Usamos la tecnología porque hay cosas que no podemos hacer a mano. Hace unos meses participé de un evento que contaba con una asistencia aproximada de una veintena de personas. Ante la escasa cantidad de asistentes, el orador principal dijo que no necesitaba el micrófono para hablar. Todos escuchaban, entonces nadie reclamó.

 

El problema fue que a la hora de revisar el registro en video del evento, el audio resultaba ininteligible, por lo que el material se echó a perder. El micrófono es muy importante, no sólo para que todos escuchen sin importar la capacidad auditiva de cada uno, sino también para poder compartir la experiencia en redes sociales y otros canales digitales.

 

Esto es sólo un ejemplo, pero en la línea de tiempo de un evento hay muchos obstáculos. Me gustaría hacer un repaso de cuáles son los principales y qué herramientas tecnológicas nos permiten evadirlos.

 

La página web:

Un obstáculo común es que no tengas una página web en la que puedas hacer actualizaciones a último momento. En los eventos siempre hay un orador que se cae, un horario que se retrasa o un contenido que se modifica. Que no puedas modificar la landing page del evento puede significar un gran problema de comunicación y logística.

 

Si no tienes la posibilidad de ser administrador de tu página, es recomendable armar una landing pequeña que tenga la info del evento con fotos, nombres de oradores, descripción y un formulario de registro.

 

Herramientas como Wix, Wordpress o Hubspot pueden ser muy útiles para esto. No necesitas mucho más, lo importante es que tengas el poder de administración de tu página.

 

Registro y ticketing:

Es algo muy importante. Es necesario que tus invitados se registren correctamente para el ingreso, tanto por seguridad, como también para nutrir tu base de datos.

 

En eventos en los que se requiere la venta de tickets, es fundamental tener una buena herramienta para hacerlo. En muchos eventos he visto personas cobrando y dando cupones, y eso realmente puede ocasionar problemas respecto a un adecuado manejo del dinero.

 

Para gestionar tickets recomiendo Tito y EventBrite: son sitios en donde la gente puede ingresar y pagar con tarjetas de crédito o vía PayPal. Sus modelos de negocio consisten en cobrar un porcentaje de las entradas que vendas.

 

Difusión:

También pueden presentarse obstáculos respecto al seguimiento que le das a los mensajes enviados. Si no tienes una buena herramienta de difusión no podrás llegar al público que necesitas.

Para esto funciona muy bien EventBrite. Al subir la información de tu evento en esta plataforma figurará en el calendario de la ciudad en la que se realiza y en las redes sociales que tu público utiliza.

 

Gestión de contactos:

Para esto utilizo Sirena. Es muy útil para cuando tienes que mandar un WhatsApp a los inscriptos confirmando si realmente vienen. Si participaste de un evento de Sirena seguro recibiste mi mensaje por esta vía.

 

En este video te muestro cómo hacerlo:

 

  1. Abre el contacto del cliente, selecciona "enviar mensaje" y elige WhatsApp.

  2. Cliquea en el ícono de "plantillas", luego en “administrar” y "crear una plantilla nueva".

  3. Redacta un mensaje utilizando los campos personalizados y evitando el uso de términos con género. Guarda.

  4. En "Clientes" selecciona a quienes se registraron y genera un recordatorio para el mismo momento.

  5. En "Cartera" aparecerán los clientes y sus recordatorios. Cliquea en un cliente, luego en "Enviar msj", cliquea en el ícono de WhatsApp y selecciona la plantilla ya escrita.

  6. Da paso siguiente, guarda el registro y envía.

  7. Se abrirá la página y aplicación de WhatsApp web (en escritorio) o la app de WhatsApp (en tu móvil).

  8. Revisa que el texto no tenga errores y envía.

Si ya utilizas Sirena, puedes aplicar ya mismo este método para facilitar tu trabajo como organizador de eventos. Si no, haz click en la imagen y entérate las infinitas posibilidades que Sirena te ofrece para comunicarte con tus clientes.

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